Pautas ESENCIALES en la organización de cualquier trabajo

En las siguientes notas, no voy a descubrirte nada, pero te ruego que las leas, reflexiones sobre el contenido y en cualquier caso, si el sistema de trabajo que sigues te da resultados que pueden ser mejorables en algún aspecto, párate a analizarlo, sin dejar pasar un día más. Y si no es así, pues sigue con tu sistema y fenomenal.

Pautas que yo considero ESENCIALES en la organización de cualquier trabajo.-

• REFLEXIÓN.

  

Ten presente y asegúrate de tener interiorizado, que el trabajo que ahora realizas, es una profesión, requiere aprendizaje, entrenamiento, rigor, esfuerzo, hacer cosas que gustan y otras que no gustan tanto, llevar orden, seguimientos, anotaciones. No es una actividad especulativa. No se basa en el éxito de una gestión o de un día.

Esto que parece una perogrullada, es la base de la mayoría de errores en el planteamiento del trabajo en nuestra profesión. Se inician acciones y se «pierde la fuerza». Se realizan gestiones, y no tienen continuidad en los meses o en los ejercicios siguientes. Se tienen entrevistas interesantes y no se reiteran cuando toca, en tiempo y forma. Se asiste a cursos de formación, y no nos ponemos a sacarles el jugo -posibles clientes- al minuto siguiente, lo dejamos correr.

No enviamos la información de las gestiones y contactos al CRM, a menudo tampoco disponemos de una herramienta adecuada y que nos permita hacer el seguimiento oportuno, por lo que la información se pierde y los esfuerzos de hoy no nos sirven apenas para mañana.

PLANIFICACIÓN.

Debe haber una planificación en tu trabajo. Y tiene que tener algunos puntos INNEGOCIABLES, l menos:

• TIEMPO de AUTO REFLEXIÓN

Asignar un tiempo (1 hora?, 2 horas?, …cada uno verá), como poco SEMANAL, para pararse, estar sólo, tomar un café y PENSAR en el negocio y en la marcha del negocio. Con un papel y un boli es lo suyo. Enfrentarse a un papel en blanco es bueno, duro y necesario. ESTE PUNTO ES BASICO. No hay forma de que un negocio, profesión o actividad camine con paso firme con el rumbo adecuado sin este TIEMPO de AUTO REFLEXIÓN.

Te sugiero, si aún no lo haces, que decidas qué momento de la semana vas a dedicar a este menester. Y lo cumplas a rajatabla. Es el capítulo más importante de todos los que puedas leer.

Lunes de 8 a 10? sábado de 11 a 13? domingo en la piscina? miércoles mientras otros ven un partido de futbol? Es igual el momento. Pero es imprescindible hacerlo.

Para este y otros puntos ten presente que el TIEMPO es un bien escaso y que además no hay más que el que hay. Nunca va a haber tiempo para NADA (pensar, planificar, estudiar, actuar, etc) salvo que PREVIAMENTE lo asignes, lo concedas, y lo respetes, como una obligación en la agenda más. De otra manera, no dominarás tu agenda, ni tu planificación, y la otra opción es correr precipitadamente y desordenadamente, obteniendo unos resultados -buenos o malos- más dependientes del azar que de nuestra voluntad.

• DESPACHOS periódicos

Es IMPORTANTE contar con alguien con quien, al menos una vez a la semana, puedas DESPACHAR, analizar, comentar, proponer, lamentarte, valorar, etc. muchas cosas fruto del 1.1 y otras por el propio análisis de los datos de actividad, cartera y ventas, y ponerlos frente al presupuesto.

No hacer este punto, supone una dificultad añadida tremenda para cumplir con unos objetivos, ya que ahondaremos más en los errores, y no vamos a hacer motu propio cosas que no hacemos ya, porque así somos los seres humanos, no nos gusta movernos de nuestra área de comodidad, y nos encontramos cómodos, haciendo siempre lo mismo.

• PRESUPUESTO de ventas

Es NECESARIO, absolutamente, contar con un PRESUPUESTO de ventas, de resultados. Puedes tenerlo compartido conmigo o con quien sea. O tenerlo tú sólo para uso interno y propio. Puedes hacerlo en un formato bonito o en una hoja de papel de sucio. Sólo ten presente una cosa, jamás vas a hacer un negocio interesante en este tema, si no trabajas contra un PRESUPUESTO y tratas de luchar por conseguirlo y pedir y poner los medios para ello. O si lo haces, te constará mucho más esfuerzo y mucho más tiempo. Analízalo. Necesitas tener un presupuesto por ramos, y que termine en los ingresos, que es lo que debe preocuparte -no te quedes en las primas ni en las operaciones-.

De este presupuesto, y en función de los ratios de conversión que tengas tú, personales, saldrá con mucha facilidad el plan de actividad y de trabajo necesario para cumplirlo.

Reitero, es IMPRESCINDIBLE, es la A de cualquier empresa que se pretenda que funcione, si no existe un presupuesto, no es creíble NADA y el resultado lo vas a ver tú mismo.

No necesito decirte que para este punto, como para el resto de arriba o de abajo, puedes contar conmigo obviamente, si lo ves oportuno. Ya conoces mi forma de ver el sistema de trabajo de cada uno; si funciona, fenomenal, y si no funciona o es mejorable, pues hombre…lo suyo sería darle una vuelta y cambiarlo. Ahondar en maneras de trabajar que no llevan al resultado deseado, lo mismo es un error tremendo y supone en el mejor de los casos un coste de oportunidad elevado -por la pérdida de tiempo y de recursos-.

• PLANIFICACIÓN

Es IMPRESCINDIBLE hacer una PLANIFICACIÓN del tiempo; tenemos que pararnos a pensar, dónde queremos llegar y en qué plazos, y con realismo, ir bajando de lo general a lo concreto. Grandes objetivos (anual), de ahí a trimestral, y de forma sencilla a mensual.

Yo te sugiero: 

1-dedicar al menos el 50% del tiempo a la producción directa y propia. 

2-dedicar no más de un 30% del tiempo a la red de colaboradores, si es que hemos apostado por este concepto.

3-dedicar al menos un 20% del tiempo (equivale a 1 día de la semana, o a 2 medias jornadas) a las GRANDES cuentas, Grupos empresariales, Asociaciones de interés, ayuntamientos, etc.  

OJO. Con «dedicar el tiempo», quiero decir, ser MUY ESTRICTO y ponernos unos horarios. Cada uno los que quiera, para eso esta profesión permite que nos adaptamos a los biorritmos de cada uno. Pero eso no puede traducirse en no tener orden ni concierto. Si quieres que tu trabajo funcione, tienes que PLANIFICAR TUS JORNADAS LABORALES. Asignar un horario para atender la administración, un horario estricto para despachar temas con la oficina central, unos días y unas horas estrictos para trabajar sobre cada uno de los bloques de trabajo que hemos definido arriba (negocio propio, colaboradores, grandes cuentas).

Puedo resultar un poco redundante, pero me gustaría poder y ser capaz de transmitir lo que pretendo con este comunicado; la experiencia de 25 años me dice que estos pocas bases mínimas de organización del trabajo, son ABSOLUTAMENTE IMPRESCINDIBLES para la buena marcha del negocio. 

Si ya sigues un sistema similar o si empiezas a hacerlo ahora, verás cómo se multiplican los resultados. No tendrás nunca más esa sensación de no saber por dónde tirar, a quién atacar, y qué hacer. Sabrás en todo momento qué grado de efectividad tienes, podrás empezar líneas de trabajo y analizar y cortar o potenciar según los resultados, todo en poco plazo y de manera eficiente. Empezarás cada lunes con un 50-60% de la agenda hecha. 

Evitarás además los famosos «ladrones del tiempo», los amigos, visitas, clientes?, que nos roban horas y horas y horas y horas y que nos impiden concentrarnos en diseñar una estrategia de trabajo y aplicarla.

En otro orden de cosas, cuando estéis involucrados en un proyecto, DEBEIS poneros las OREJERAS. Daos unos meses, poned la carne en el asador y evaluad con objetividad los resultados y los aciertos y los errores al término del período que hayáis previsto, no antes ni después. 

Dedicad los esfuerzos a lo importante. Sed objetivos en los análisis, recordad que en muchas ocasiones el árbol no nos deja ver el bosque. 

Una cosa espero que te haya quedado clara, sin PLANIFICACIÓN previa, que incluya REFLEXIÓN habitual y un PRESUPUESTO, la ASIGNACIÓN del tiempo y RIGOR en el cumplimiento del plan de TRABAJO, no hay ningún resultado, ninguno.

Esteban Cembellín
Recoletos Consultores