Consejos para organizar reuniones de trabajo eficaces (online o presenciales)

Como señalamos en la primera clave del post la digitalización ha sido una de las señas de identidad de Grupo Recoletos&Spasei desde su nacimiento.

Cómo organizar reuniones eficaces

La pandemia de coronavirus nos obligó a apostar por el trabajo en remoto para dar respuesta a las necesidades de todos nuestros delegados y, por extensión, de toda la organización. No obstante, gracias al esquema de trabajo que ya teníamos implantado, basado en un modelo híbrido (presencial y online), la adaptación fue relativamente sencilla al tener ya implementadas herramientas tecnológicas para trabajar en remoto de forma eficiente.

Con la vuelta a la normalidad el formato de reuniones online no sólo se ha mantenido sino que la tendencia va en aumento. Pero para que tengan sentido y sacar el máximo provecho a este tipo de reuniones compartimos algunas recomendaciones básicas.

Duración adecuada (“Mis reuniones duran demasiado tiempo”)

Aunque no siempre es posible tratamos de hacer la reunión lo más corta posible. Para reuniones semanales empleamos entre 45 y 60 minutos. Si hay que tratar temas complejos que impliquen más de 1 hora recomendamos tratarlos en varias sesiones definiendo asuntos concretos para cada sesión. Siempre debemos preguntarnos si hace falta una reunión para resolver temas que se pueden solucionar con un simple email o con una conversación rápida por Slack.

Número de invitados (“Tengo demasiadas reuniones de trabajo”)

Para evitar una excesiva sobrecarga de reuniones y no disminuir la productividad de los delegados procuramos evitar las reuniones multitudinarias. Siempre pensamos en quién realmente necesita estar. Salvo ocasiones muy puntuales no es necesario reunir a todos. No invitamos a nadie que no sea imprescindible.

Reuniones mixtas (“Tener tantas reuniones online cansa”)

Como norma general a la hora de comunicar y debatir temas complejos, consideramos que es mejor una reunión presencial que cualquier otro método online. Sin embargo, para evitar desplazamientos y gastos innecesarios en ocasiones celebramos reuniones mixtas con delegados online y otros presenciales en la oficina.

Vídeo y sonido (“Mis reuniones no son tan eficientes como quisiera”)

Antes de una videollamada hay que configurar y comprobar el equipo, especialmente si se utiliza algún dispositivo nuevo como cámara, micrófono o auriculares. Debería ser obligatorio encender la cámara, además de evitar ruidos de fondo muteando el micrófono mientras no se hable, y estar atento para encenderlo cuando llegue el turno de palabra. 

Hay que disponer del ancho de banda suficiente (las videollamadas en grupo de alta calidad necesitan de una conexión con velocidades mayores a las normales) y comprobar que la red de conexión sea confiable para que la experiencia sea lo más satisfactoria posible.

Y siempre, los participantes deben registrarse con su nombre antes de unirse a la llamada.

Si aplicamos estas recomendaciones básicas y sencillas, todos podremos disfrutar de reuniones eficaces de trabajo.

Acerca de RecoletosConsultores

RECOLETOS CONSULTORES es una empresa especializada en el desarrollo de negocio asegurador. Somos expertos en PONER en MARCHA y DESARROLLAR Corredurías de Seguros y Departamentos de Gestión de Seguros. Disponemos en nuestro Grupo de una correduría de seguros propia, una marca blanca sin producción propia, dedicada a dar cobertura operativa, técnica y jurídica a todos nuestros desarrollos. Nuestros clientes habituales son: - Agentes afectos o vinculados y “emprendedores” que proceden de la estructura de algún banco, compañía de seguros o Correduría de Seguros. - Negocios complementarios que puedan generar sinergias como asesorías, despachos de abogados, inmobiliarias, agencias de viajes, etc. - Grupos Empresariales, Asociativos y Colegios Profesionales. Desde el día en que te incorporas con nosotros, todo nuestro Equipo trabaja para ti, para desarrollar TU PROPIA CORREDURIA de SEGUROS. Tu propia cartera. Tu imagen. Tus campañas. Tu propia red comercial. Tu plan de formación. Te harás especialista en los nichos y sectores que tú prefieras. Te implantarás en las zonas geográficas de tu interés. Trabajarás en Grandes Cuentas y en Instituciones. Explotarás nichos y colectivos. Como tú lo prefieras. Con la especialización que decidas. Con la práctica totalidad de compañías y suscriptoras a tu disposición. Todas las decisiones las tomas tú. Tu éxito es nuestro éxito. El sector asegurador, como bien sabes, es duro, competitivo y muy amplio. Sólo tienes que ser trabajador y ambicioso para triunfar con nuestro apoyo. Te harás un magnífico profesional. Tendrás una imagen impecable y un equipo que te apoyará en cada situación. Por fin la titularidad de la cartera será tuya. Pensarás en “grande” –grandes cuentas, colectivos, negocio institucional, etc. Te convertirás en un corredor de alto rendimiento. Conseguirás muy elevados ingresos y estabilidad profesional.
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3 respuestas a Consejos para organizar reuniones de trabajo eficaces (online o presenciales)

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